Privacyverklaring

Over wie dit gaat

STRATON is een platform voor personeelsbeheer voor bedrijven met ploegen op het terrein: aan- en afmelden, werven, planning, urenstaten en loonperiodes. Het wordt uitgebaat door BELNEX Energy, bereikbaar op contact@belnexenergy.be.

Er zijn twee verschillende verhoudingen, en juridisch zijn ze niet hetzelfde. Wanneer een bedrijf zich aanmeldt en STRATON gebruikt om zijn eigen mensen te beheren, beslist dat bedrijf wat over zijn werknemers wordt vastgelegd en waarom: het is de verwerkingsverantwoordelijke, en STRATON handelt in zijn opdracht als verwerker. Voor het account zelf — wie het heeft geopend, het adres waarnaar wij schrijven, wat aan support werd gevraagd — is STRATON de verwerkingsverantwoordelijke.

Een werknemer die zijn eigen gegevens wil laten verbeteren of verklaren, richt zich eerst tot zijn werkgever. De werkgever beslist; wij voeren die beslissing uit.

Wat wordt vastgelegd

Account en identiteit: naam, e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, voorkeurstaal en tijdzone, en de profielfoto als die wordt geüpload.

Tewerkstelling binnen een bedrijf op het platform: functie en functiebenaming, de rollen die bepalen wat iemand mag zien en doen, ploeglidmaatschap, en eventuele geregistreerde attesten — bijvoorbeeld VCA of BA5, met vervaldatum.

Werk: het moment waarop een shift begint en eindigt, pauzeminuten, notities die de persoon zelf typt, welke werf en welke onderverdeling daarvan, en aan welke taak of opdracht de uren toebehoren. Daaruit volgen de urenstaten, hun goedkeuringsstatus en de loonconsolidaties die erop gebouwd zijn.

Planning: opdrachten waarop iemand is ingepland, opgegeven beschikbaarheid en afwezigheden, voorgestelde en goedgekeurde shiftruilen, en de verwittigingen daarover.

Beheer: een auditspoor van belangrijke wijzigingen, en technische logs. Die logs bevatten een gebeurtenisnaam en identificatoren, nooit de inhoud van een record — welke velden gelogd mogen worden is een vaste lijst in de code.

Locatie: wat niet wordt vastgelegd

STRATON slaat niet op waar een werknemer zich bevindt. Dat is het punt waarop systemen van dit type meestal de mist ingaan, dus staat het hier precies.

Wanneer iemand zich aanmeldt, kan zijn toestel zijn positie aanbieden. Die positie wordt één keer gebruikt, op dat moment, om één vraag te beantwoorden — gebeurt deze aanmelding op de werf? — en wordt daarna weggegooid. Wat naar de databank wordt geschreven is het antwoord: ja, nee, of onbekend, samen met een afstand afgerond op tien meter. Er is geen kolom voor de coördinaten van een werknemer, en de kolommen die ooit bestonden zijn verwijderd.

Het onderscheid doet ertoe. Een coördinaat zegt niet "op de werf Le Parc"; ze zegt waar deze persoon op die minuut was. Aanmelden van thuis, van een café, van een wachtzaal bij de dokter — het zou voor altijd in het dossier staan. De rechtmatige vraag van het bedrijf is aan welke werf de uren toebehoren, en om die te beantwoorden is geen spoor nodig.

Werven zelf hebben wél coördinaten. Die behoren het bedrijf toe — een werf wordt één keer ingevoerd, met haar adres — en daarop is de kaart gebouwd.

Waarom het wordt bijgehouden

Om de dienst te leveren die de werkgever heeft gevraagd: uren registreren, werk plannen, urenstaten en loongegevens opmaken, en mensen laten weten wat er aan hun week verandert.

Omdat een werkgever eigen verplichtingen heeft. Registers van gepresteerde uren worden bijgehouden omdat de arbeids- en socialezekerheidswetgeving verlangt dat een werkgever ze kan voorleggen.

Om het platform werkend en veilig te houden: fouten opsporen, misbruik voorkomen, en kunnen reconstrueren wie wat heeft gewijzigd.

Voor een werknemer is toestemming doorgaans niet de grondslag, en dat is bewust: toestemming van een werknemer aan zijn werkgever is zwak, omdat de verhouding er geen is tussen gelijken. Wat gebeurt, is wat nodig is voor de arbeidsverhouding en om de wet na te leven.

Wie het kan zien

Binnen een bedrijf: wat iemand ziet hangt af van zijn rol. Een werknemer ziet zijn eigen uren, zijn eigen planning en de werven waarop hij staat. Een ploegbaas ziet de ploeg waarvoor hij verantwoordelijk is. Een beheerder of loonrol ziet de gegevens van het bedrijf. Die grenzen worden door de databank zelf afgedwongen, rij per rij, niet enkel door de schermen.

Tussen bedrijven: niets steekt over. Waar twee bedrijven als partner of onderaannemer op dezelfde werf werken, ziet elk enkel wat die samenwerking vereist.

BELNEX Energy: medewerkers kunnen klantgegevens enkel bereiken wanneer dat nodig is om de dienst te laten werken of te herstellen, of wanneer de klant om hulp vraagt.

Wie het nog verwerkt

Het platform draait op diensten van derden, elk handelend in onze opdracht: Supabase voor de databank, de authenticatie en de e-mailbezorging; Vercel voor het hosten van de toepassing; en MapTiler voor het kaartbeeld, dat bij het openen van een kaart een aanvraag ontvangt voor het gebied dat wordt bekeken, en geen informatie over wie kijkt.

Een actuele lijst van die dienstverleners en van waar zij gegevens verwerken is te verkrijgen via contact@belnexenergy.be.

Eén geval wordt door de werknemer gekozen en niet door ons. Een werknemer kan voor zijn eigen planning een persoonlijke abonnementslink aanmaken. Voegt hij die toe aan Google Agenda, Outlook of een andere agenda, dan wordt zijn planning — de titel van de opdracht, de uren, het adres van de werf — door die aanbieder gelezen, onder diens eigen voorwaarden. Instructies en notities zitten nooit in die feed. De link kan op elk moment worden ingetrokken, en het platform toont wanneer hij laatst werd gelezen — dat is wat een gelekte link zichtbaar maakt voor wie hij toebehoort.

Hoe lang het wordt bewaard

Registers van arbeidstijd worden bewaard zolang de werkgever ze nodig heeft om zijn eigen wettelijke verplichtingen na te komen — voor loon en sociale zekerheid gaat dat over jaren, niet over maanden.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account in gebruik is. Verlaat een bedrijf het platform, dan worden zijn gegevens op verzoek verwijderd of teruggegeven.

Van een ingetrokken agenda-abonnement blijft enkel het feit dat het bestond en de digest van het adres — nooit het adres zelf — zodat een gelekte link nog onderzocht kan worden.

Uw rechten

Wie gegevens bij ons heeft, kan een kopie vragen, verbetering vragen, verwijdering vragen, het gebruik laten beperken, zich tegen het gebruik verzetten, en de gegevens in overdraagbare vorm ontvangen.

Voor alles wat een werkgever via STRATON heeft vastgelegd, gaat de vraag naar die werkgever, die erover beslist. Voor het account zelf: contact@belnexenergy.be.

Wie meent dat zijn gegevens verkeerd worden behandeld, kan klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of bij de toezichthouder van het land waar hij woont.

Wijzigingen

De datum bovenaan deze pagina is de datum van de laatste inhoudelijke wijziging. Raakt een wijziging aan wat wordt verzameld of waarom, dan worden klanten vooraf verwittigd en niet achteraf.